Captación de consultas: de la web a la cita
El recorrido de una consulta, desde que alguien llega a su web hasta que tiene cita: la página, el formulario, el CRM, el seguimiento, la agenda y el chatbot.
Servicios
Una consulta no llega de una vez. Alguien entra en una página, rellena un formulario, el aviso llega a una persona del despacho, esa persona contesta y se fija una hora. Un tramo mal montado o sin comprobar no avisa: la consulta se queda ahí.
Esta página recorre esos tramos en el mismo orden que la consulta: la página que la recoge, el formulario y el CRM donde queda anotada, el seguimiento, la agenda de citas y, al final, el chatbot de WhatsApp y de su web, con mensajes fijos o con IA. Cada servicio se contrata por separado y no hace falta contratarlos todos: lo razonable es empezar por el tramo que hoy no tiene montado.
Todo lo que se monta queda a nombre del despacho: la web, el CRM, el calendario, el correo y sus licencias. Lexia trabaja con accesos por invitación, sin contraseñas compartidas, y los retira cuando termina el encargo.
Un formulario de despacho recoge datos de personas que están contando un problema. Por eso pide pocos datos, no pide que se cuente el asunto y lleva la información de privacidad junto al botón, con el despacho como responsable. Por qué conviene pedir poco lo explicamos en el artículo sobre los formularios de nueve campos.
No prometemos un número de consultas ni de citas. Se entrega el recorrido montado y probado con envíos reales. Cuántas personas llegan a la primera página depende de otros trabajos, como el SEO y la publicidad, y no de este servicio.
Primer tramo: la página
Landing de captación · 390 € + IVA, pago único
Una página dedicada a una materia, con un formulario que recoge la consulta, publicada en su propia web. Incluye una entrevista de 30 a 40 minutos, la redacción con su revisión, la maquetación, el formulario con su información de privacidad y la prueba de que cada envío llega, la revisión en móvil y una ronda de ajustes. Hasta 4 secciones y un formulario. No incluye los textos legales del despacho, el aviso de cookies, los anuncios, la fotografía ni páginas por ciudad donde no haya sede. El plazo se fija en la propuesta.
Landing de campaña · 780 € + IVA, pago único
La página a la que llega quien hace clic en un anuncio, con los argumentos y las preguntas frecuentes escritos para esa campaña. Incluye el briefing, la redacción, el diseño y la maquetación de hasta 8 secciones, el formulario con la medición de sus conversiones, un segundo titular para comparar y una ronda de ajustes. Los textos se leen con la hoja de reglas de Lexia, que no es asesoramiento jurídico: la validación final es del despacho. No incluye el aviso de cookies ni las etiquetas de los anuncios (las trabaja la Puesta a punto de la medición o la Rectificación web), páginas por ciudad sin sede ni la inversión en anuncios.
Segundo tramo: formulario y CRM
Implantación de CRM y automatización de leads · 975 € + IVA, pago único
El montaje de su CRM y de los formularios que entran en él. Incluye un CRM en una cuenta a nombre del despacho, con las etapas de una consulta, los campos mínimos y los avisos internos; hasta 3 formularios conectados, con la prueba de extremo a extremo; la descripción del tratamiento de datos para el registro del despacho; una sesión de formación de 45 minutos y una ronda de ajustes. Si el despacho ya tiene un CRM, se trabaja sobre el suyo; si su CRM ya existe y está desordenado, es la Puesta a punto de CRM. La licencia del CRM, si la tiene, está a nombre del despacho y la paga el despacho. No incluye la migración de contactos antiguos. Tampoco las landings nuevas, las secuencias de seguimiento, los chatbots ni la agenda: cada uno tiene su servicio.
Formularios conectados a su CRM · 195 € al mes + IVA, después de la Implantación de CRM, que se paga aparte
Cada mes se comprueba que las consultas que entran por los formularios de su web llegan a su CRM, y se le deja el resultado por escrito. Incluye hasta 3 puntos de entrada (un punto es un formulario), una prueba de envío real en cada uno, la revisión de envíos fallidos y de correo no deseado, la actualización del conector, una ronda al mes de hasta 3 cambios menores, un informe de una página y soporte por correo. Requiere una web en WordPress y un CRM, ambos a nombre del despacho, y no lleva alta de montaje. Lo que supere estos límites se presupuesta antes de hacerlo.
Puesta a punto de CRM · 910 € + IVA, pago único
Si su despacho ya trabaja con un CRM y quiere dejarlo ordenado, la Puesta a punto revisa por dentro sus etapas, campos, etiquetas, duplicados, permisos y vistas. El CRM es suyo: está a nombre del despacho y lo paga el despacho. Lexia entra como usuaria invitada, solo con los permisos que usted le dé, y deja de tener acceso al terminar. Se entrega un informe, las reglas de uso por escrito y un registro de todo lo que se ha cambiado, para que usted lo compruebe. Incluye 1 embudo de hasta 8 etapas, la revisión de hasta 25 campos y 30 etiquetas, hasta 60 fusiones de duplicados evidentes, permisos de hasta 5 usuarios, 3 vistas guardadas, una sesión de entrega de 45 minutos y una ronda de ajustes. No cambia de CRM, no migra contactos, no conecta formularios, no automatiza ni envía mensajes. Antes de dar ningún acceso se firma el contrato de encargo de tratamiento de datos y el despacho confirma por escrito que el CRM no contiene datos de sus asuntos. Si el CRM no permite un acceso con permisos mínimos, el servicio no se presta. Lo que supere estos topes se presupuesta por escrito antes de hacerlo. Ese exceso se cobra a 65 € la hora, sin IVA, y solo si usted lo acepta antes. No se contrata junto con la Implantación de CRM.
Automatizaciones en CRM · 975 € + IVA, pago único, hasta 4 flujos
Las Automatizaciones en CRM crean tareas, avisan al equipo, cambian de etapa y dejan recordatorios internos con las funciones del propio CRM de su despacho, sin servidor ni programas intermedios. Son flujos internos: no envían mensajes a nadie fuera del despacho. El CRM y su plan están a nombre del despacho y los paga el despacho. Lexia entra como usuaria invitada, solo con los permisos que usted le dé, y se retira al terminar. Cada flujo se entrega con su ficha por escrito y una prueba que usted puede ver. Incluye hasta 4 flujos, cada uno con un disparador, una condición y hasta 4 acciones, pruebas con contactos ficticios, una revisión a los 7 días, una sesión de entrega de 45 minutos y una ronda de cambios. Si su plan no admite estos flujos, el servicio no se presta. Antes de dar ningún acceso se firma el contrato de encargo de tratamiento de datos y el despacho confirma por escrito que el CRM no contiene datos de sus asuntos. Requiere un CRM ya ordenado (si no, la Puesta a punto de CRM va antes). Lo que supere estos topes (más de 4 flujos, flujos con varias ramas o aplicar los flujos a la base antigua) se presupuesta por escrito antes de hacerlo. Ese exceso se cobra a 65 € la hora, sin IVA, y solo si usted lo acepta antes.
Tercer tramo: el seguimiento
Seguimiento y email · 325 € al mes + IVA, alta de montaje de 390 € + IVA
Un boletín y una secuencia de hasta 4 mensajes al mes, solo para las personas que han autorizado recibirlos, con baja en cada mensaje. Esa autorización se recoge por una vía distinta del formulario de consulta, con su fecha y su texto guardados: haber consultado no basta.
Cuarto tramo: la cita
Agenda y reserva de citas automática · 130 € al mes + IVA, alta de montaje de 195 € + IVA
Reservas en el calendario del despacho, con aviso por correo. Incluye 2 tipos de cita, 1 calendario, recordatorios por correo y hasta 3 cambios al mes. Los mensajes de la agenda confirman o recuerdan una cita: no llevan publicidad.
Quinto tramo: chatbots
Chatbot con mensajes fijos · 325 € al mes + IVA, alta de montaje a presupuestar
Un chatbot de WhatsApp: quien escribe al WhatsApp del despacho recibe las respuestas fijas que el despacho ha aprobado y puede reservar una cita en su agenda, con su confirmación y su recordatorio. Funciona con reglas fijas, sin IA: el primer mensaje dice que la respuesta es automática y ofrece hablar con una persona. No orienta sobre ningún caso. Incluye hasta 150 conversaciones al mes, 4 flujos (reserva de cita, recordatorio y confirmación, respuestas fijas y paso a una persona), 1 idioma, hasta 2 tipos de cita y hasta 3 cambios al mes.
Chatbot con IA · 455 € al mes + IVA, alta de montaje a presupuestar
Lo del Chatbot con mensajes fijos y, en un canal a elegir (WhatsApp o su web), un chatbot con IA que recoge la consulta y ofrece cita. Contesta solo con una base cerrada de hasta 15 preguntas sobre cómo trabaja el despacho (horarios, cómo se pide cita, qué documentos llevar) que aprueba el despacho. No orienta sobre ningún caso: ante esa pregunta, ofrece la cita o pasa la conversación a una persona. El primer mensaje dice que es un chatbot de inteligencia artificial y no una persona, y ofrece hablar con una persona (artículo 50 del Reglamento de Inteligencia Artificial). Incluye hasta 300 conversaciones al mes, 5 flujos, 1 idioma y hasta 3 cambios al mes del guion o de la base.
Chatbot con IA y filtro · 585 € al mes + IVA, alta de montaje a presupuestar
El chatbot con IA en WhatsApp y en su web, en hasta 2 idiomas, y una prioridad sugerida para cada consulta (urgencia, materia y encaje) según una tabla de reglas que aprueba el despacho. La prioridad solo la ve el despacho y es solo una sugerencia. El filtro no cierra ni descarta ninguna conversación ni le dice a nadie que su asunto no se acepta: decide siempre una persona del despacho. Como en el Chatbot con IA, no orienta sobre ningún caso, y el primer mensaje dice que es un chatbot de inteligencia artificial y no una persona. Incluye hasta 600 conversaciones al mes, 6 flujos, hasta 3 tipos de cita y hasta 5 cambios al mes entre guion y reglas.
En los tres niveles, las cuentas de Meta (WhatsApp Business), del proveedor de IA y del servidor están a nombre del despacho, y lo que cobren lo paga el despacho directamente, con sus cuentas: no va incluido en la cuota. Requiere un servidor a nombre del despacho; el montaje empieza cuando esté disponible. Las conversaciones las atiende una persona del despacho, y no hay guardia de 24 horas ni plazo de reparación garantizado. Cada mes se prueba el recorrido con un mensaje y una reserva reales y se le deja un informe de una página. Lo que supere los límites de cada nivel se presupuesta antes de hacerlo.
Cómo se monta
1. El recorrido de hoy
Miramos por dónde entra hoy una consulta y dónde se detiene: la página, el formulario, el buzón al que llega, quién la lee y cuándo recibe respuesta la persona que escribió.
2. Cuentas a su nombre
Antes de montar nada, las cuentas (web, CRM, calendario, correo) están a nombre del despacho. Lexia entra por invitación, con los permisos que usted conceda.
3. Un tramo cada vez
Se monta primero el tramo que falta y se prueba antes de pasar al siguiente. Una página sin formulario conectado, o un formulario que llega a un buzón que nadie lee, no sirve de nada.
4. Prueba de extremo a extremo
Cada formulario se prueba con un envío real, hasta ver la consulta creada en el CRM y el aviso en el correo del despacho.
5. Responder y citar
La consulta que una persona envía se contesta porque ella lo ha pedido. Cualquier mensaje posterior de tipo comercial necesita su autorización aparte.
6. Comprobación cada mes
Con Formularios conectados a su CRM, cada mes se repite la prueba, se revisan los envíos fallidos y se le deja un informe de una página.
Precios y condiciones
Todos los importes son sin IVA. Los cinco servicios de pago único (las dos landings, la Implantación de CRM, la Puesta a punto de CRM y las Automatizaciones en CRM) no tienen compromiso. Los mensuales (Formularios conectados, Seguimiento y email, Agenda y los tres chatbots) se rigen por una sola regla: sin compromiso de permanencia, mes a mes, con 30 días de aviso. El alta de montaje, de pago único, no se devuelve una vez empezado el montaje.
La lista completa, con el alta de cada servicio mensual, los precios sin IVA y el total con IVA calculado, está en el configurador de presupuesto, donde puede armar su presupuesto.
Preguntas frecuentes
¿Con qué CRM trabajan?
Con el que el despacho ya tenga o elija, siempre en una cuenta a su nombre. Si todavía no tiene ninguno, la Implantación de CRM incluye montar uno, de plan gratuito o de bajo coste, con las licencias a nombre del despacho y a su cargo. Lexia no tiene un CRM propio que haya que usar, y aquí no recomendamos ninguno en concreto porque la opción adecuada depende de cuántas personas lo van a usar y de las herramientas que el despacho ya tenga.
¿De quién son las cuentas y los datos?
Del despacho. La web, el CRM, el calendario, el correo y las licencias están a su nombre, y Lexia entra con accesos por invitación que usted puede retirar cuando quiera. Las consultas que llegan son datos del despacho, que es el responsable del tratamiento. Lexia los trata solo por encargo suyo, con el contrato de encargo de tratamiento del artículo 28 del RGPD.
¿Qué datos recoge el formulario?
Los mínimos para poder contestar: el nombre, un medio de contacto (correo o teléfono) y la materia de la consulta. No pide que se cuente el asunto, y el propio formulario avisa de que no se incluyan datos de un asunto concreto ni de terceros. Junto al botón lleva la información de privacidad en una primera capa: quién es el responsable (el despacho), para qué se usan los datos, en qué se basa el tratamiento, cómo se ejercen los derechos y un enlace a la política de privacidad. No lleva casilla de «He leído y acepto»: informar no exige que nadie marque nada.
¿Se puede escribir después a quien ha consultado?
A la consulta que la persona ha enviado se le contesta, porque lo ha pedido. Escribirle después para otra cosa, como un boletín o una secuencia de mensajes, solo se puede con su autorización, que se recoge por una vía distinta del formulario de consulta y se guarda con su fecha. Es lo que exige el artículo 21 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI). Sin esa autorización, la persona no entra en ninguna lista.
¿Qué pasa si queremos parar?
Los servicios de pago único no tienen compromiso: se entregan y terminan. Los mensuales se rigen por una sola regla: sin compromiso de permanencia, mes a mes, con 30 días de aviso. Al terminar, la web, el CRM, el calendario y los contactos siguen en las cuentas del despacho y Lexia retira sus accesos. El alta de montaje, de pago único, no se devuelve una vez empezado el montaje.
¿Qué se paga aparte en los chatbots?
Lo que cobren Meta por WhatsApp Business, el proveedor de IA (en el Chatbot con IA y en el Chatbot con IA y filtro) y el servidor. Las tres cuentas están a nombre del despacho y las paga el despacho directamente, con sus cuentas: no van en la cuota de Lexia. Requiere un servidor a nombre del despacho; el montaje empieza cuando esté disponible. El alta de montaje se presupuesta aparte, según el nivel y los canales.
¿Garantizan un número de consultas o de citas?
No. Lexia no promete un número de consultas, de citas ni de clientes. Lo que se entrega es el recorrido montado y probado: que cada consulta que entra por el formulario llegue a su CRM y a una persona del despacho. Cuántas personas llegan a la web depende de otros factores, como la visibilidad, la materia y la plaza, que se trabajan en SEO y publicidad.
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Repasamos cómo llega hoy una consulta a su despacho, de la web a la cita, y le decimos por qué tramo empezaríamos. Si no encajamos, se lo diremos en esa misma llamada.