Aviso legal, cookies y RGPD en la web de un despacho

Los textos legales de una web pueden acabar resolviéndose el último día del proyecto, copiando una plantilla genérica y cambiando el nombre. En otros sectores eso puede pasar desapercibido. En un despacho de abogados no: es la parte de la web que un colega, un cliente exigente o un inspector saben leer, y es la única en la que un fallo se ve de inmediato.

No es un artículo de asesoramiento (el criterio jurídico lo tiene usted), sino un repaso de qué exige cada norma y dónde pueden quedarse cortas las plantillas cuando quien las usa ejerce una profesión regulada.

1. La información general: el artículo 10 de la LSSI

La Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, obliga en su artículo 10 a que el prestador ponga a disposición del destinatario, de forma permanente, fácil, directa y gratuita, una serie de datos: la denominación, el NIF, el domicilio o dirección de establecimiento, y los datos de contacto, incluida una dirección de correo electrónico.

Hasta ahí llegan todas las plantillas. Donde se quedan cortas es en el apartado que afecta específicamente a las profesiones reguladas, que exige además informar de:

• los datos del colegio profesional al que pertenece y el número de colegiado,
• el título académico oficial y el Estado que lo expidió, con la homologación o el reconocimiento si procede,
• y las normas profesionales aplicables al ejercicio de la profesión, junto con el modo de acceder a ellas.

Ese último punto es el que puede faltar, porque una plantilla pensada para una tienda o una consultora no lo contempla. Y es justamente el que corresponde a un despacho de abogados.

Qué revisar hoy: entre en su aviso legal y busque la palabra «colegio». Si no aparece, ya tiene el primer arreglo, y es de texto, no de desarrollo.

2. La información en el momento de recoger los datos

El Reglamento General de Protección de Datos exige en su artículo 13 informar al interesado cuando se recogen sus datos, y no después. Eso significa: en el formulario, no solo en una página de privacidad enlazada desde el pie.

Lo que hay que decir en ese momento, resumido: quién es el responsable del tratamiento, con qué finalidad se van a tratar los datos, sobre qué base legal, cuánto tiempo se conservan, si se comunican a terceros y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, incluida la posibilidad de reclamar ante la autoridad de control.

En la práctica se resuelve con un bloque de tres líneas junto al botón de enviar (responsable, finalidad y derechos, con un enlace a la política completa, como pide el artículo 11 de la LOPDGDD). La casilla solo es necesaria si pide consentimiento para algo, como enviar novedades, y entonces va aparte y sin condicionar el envío.

Esa casilla, sin marcar previamente. El Reglamento define el consentimiento como una manifestación libre, específica, informada e inequívoca mediante una declaración o una clara acción afirmativa. Una casilla que ya viene marcada no es una acción afirmativa de nadie.

Qué revisar hoy: abra cada formulario de su web (el de contacto, el de la página de cada materia, el de suscripción si lo hay) y compruebe que los tres tienen su información junto al botón y que, si alguno pide consentimiento para algo más, la casilla va aparte y sin premarcar. Puede pasar que el principal esté bien y los secundarios no.

3. Cookies: el criterio de la AEPD

El artículo 22.2 de la propia LSSI regula el uso de dispositivos de almacenamiento y recuperación de datos en los equipos de los usuarios (las cookies y lo equivalente), y exige el consentimiento informado, salvo las estrictamente necesarias para prestar el servicio.

El desarrollo práctico de ese consentimiento está en la Guía sobre el uso de las cookies de la Agencia Española de Protección de Datos, que es donde conviene mirar porque el criterio se ha ido ajustando con los años. Los puntos que más incumplimientos generan:

Rechazar tiene que ser tan sencillo como aceptar. Un banner con un botón grande de «Aceptar» y un enlace pequeño de «Configurar» que lleva a tres pantallas de casillas no cumple. En el primer nivel debe existir la opción de rechazar con la misma facilidad.

Seguir navegando no es consentir. La fórmula «si continúa navegando, entendemos que acepta» quedó descartada hace tiempo y todavía puede verse en webs sin revisar.

Nada se instala antes del consentimiento. Este es el fallo técnico que conviene comprobar primero: el banner está bien redactado, pero la analítica y los píxeles de publicidad se cargan al abrir la página, antes de que nadie haya pulsado nada. El texto cumple y el comportamiento no.

Se puede retirar el consentimiento. Tiene que haber una forma visible de volver a cambiar la elección después.

Qué revisar hoy: abra su web en una ventana de incógnito, no toque el banner, y mire en las herramientas del navegador qué se ha instalado ya. Si aparece la analítica antes de aceptar, ahí está el trabajo.

4. Lo que un despacho tiene además que vigilar

Hay dos asuntos que no salen en las plantillas y que en un despacho pesan más que todo lo anterior.

Los datos de sus clientes no son material de web. Publicar casos concretos, aunque sea sin nombres, con detalle suficiente para identificar a alguien (la ciudad, la empresa, la fecha, el juzgado) es un riesgo evidente frente al deber de secreto profesional que impone el Estatuto General de la Abogacía Española. La versión segura de contar experiencia es explicar el procedimiento, no el asunto.

El correo del formulario también es un tratamiento. Las consultas que entran por la web llegan a una bandeja, se reenvían, se guardan y a veces acaban en un gestor documental. Todo eso son datos personales, que pueden ser de categorías delicadas, y encaja en el mismo registro de actividades de tratamiento que el resto del despacho. Conviene que quien lleve la protección de datos internamente sepa que ese canal existe.

5. Un efecto secundario que sí se nota

Los textos legales bien hechos no captan clientes. Pero los mal hechos sí ahuyentan: un aviso legal que sigue mencionando el nombre de otro despacho, porque la plantilla venía de ahí, o una política de privacidad que habla de «nuestros productos» en la web de un bufete transmiten exactamente lo que son, un descuido, en la página donde menos se puede permitir.

Y ese bloque informativo, bien redactado y en lenguaje claro, tiene un efecto que compensa el trabajo: quien está a punto de contar un problema personal a un formulario se tranquiliza al leer para qué se van a usar sus datos.

Cómo dejarlo cerrado esta semana

1. Aviso legal: añada colegio, número de colegiado, título y normas profesionales aplicables con el modo de acceder a ellas.
2. Formularios: la información básica junto al botón (responsable, finalidad y derechos), en todos, no solo en el principal; y la casilla, aparte y sin premarcar, solo donde se pida consentimiento para algo más.
3. Cookies: botón de rechazar en el primer nivel y nada que se instale antes de aceptar.
4. Busque en su web el nombre de cualquier otro despacho o empresa. Es el rastro de una plantilla heredada.

Lo que no le va a pasar

Ordenar los textos legales no le va a traer consultas. No es una palanca de captación y no lo será nunca.

Lo que sí es comprobable es que es la parte de la web que su cliente está mejor preparado que nadie para detectar. Y en un servicio que se contrata por confianza, un aviso legal que habla de otro negocio dice bastante.

El recorrido completo (portada, materias, formularios, velocidad y medición) está en la guía «La web de un despacho que convierte», en las guías de Lexia. Sobre qué se puede y qué no se puede decir al comunicar, está también el código deontológico y la publicidad.